1.RPAの基本知識

1-1.RPAとは？

RPAとは、近年注目を集めているデジタルツールです。

RPAという名前は、「Robotic Process Automation」の頭文字を取ったもので、直訳すると「ロボットによる手順の自動化」です。そしてその名の通り、RPAは普段行っているPC作業を自動化してくれます。

「ロボット」と言っても、物理的な形があるわけではなく、実際はパソコンにインストールして起動したり、クラウド上で稼働するするようなデジタルツールとなっています。

そして、今このRPAは様々な業界、そして様々な企業規模の会社で導入が進んでおり、企業が最初に取り組むDX（デジタルトランスフォーメーション）としても人気を集めています。

今回は、そのRPAについてご紹介します。

 

1-2.RPAのココが凄い～知識不要で誰でも使える！～

RPAとは、普段行っているPC作業を自動的に行ってくれるデジタルツールですが、PC業務の自動化であれば、わざわざRPAを用いずとも、Excelのマクロやプログラミングを用いればほとんどのことはできてしまいます。

ではなぜ、わざわざRPAを導入するのか？

それは、「RPAが誰でも扱える業務自動化ツール」だからです。

Excelのマクロやプログラミングを扱えればRPAとほぼ同等にPC業務を自動化することができますが、習得にはそれなりの時間を要します。ですが、RPAはそういった専門的知識を必要とせず、普段PCを使って仕事をしている方であれば、少し操作方法を覚えただけでPC業務を自動化することができます。

そして、使用方法を習得するのに専門知識を必要としないということは、普段現場で実際に業務を行っている人が、RPAを使ってPC業務を自動化できるということです。通常であれば、現場から上がってきた要望をIT部門が受けて実現するという流れですが、RPAなら現場の人間が作成したいと考えたらすぐに自分の手で作業を自動化できるロボットを作れるため、開発のスピードが格段に早いといえます。

「誰にでも扱える」ということ、そしてそれにより「現場の意見を直ぐに実現させるスピード感」がRPAの優れている点です。

 

2.RPAで自動化すべき業務

ここでは、特にRPAで自動化すべきPC業務の例をいくつかご紹介します。 

RPAで自動化すべきPC業務に共通して言えることは、「人の判断を必要としない業務」ということです。「判断が必要ない」というのは、業務の型がある程度決まっており、一定のルールや条件に従って行われる業務ということです。

RPAではそのような「定型的なPC業務」を自動化するのに特化しています。

そして、このような「定型的なPC業務」は往々にして生産性があまり高くない場合が多いです。そのため、このような業務はRPAを用いて自動化してしまいましょう。

「定型的な業務」の代表的な例として主に以下の２種類の業務があげられます。

 

2-1.システム間の二重入力

１つ目は、システムの二重入力です。 

多くの企業でよくあるのが、様々なシステムが社内に存在しており、一つの情報を二つのシステム入力している、つまり二重入力の手間が発生してしまっているという状態です。

本来はシステムを１本化するか、自動連携できるような状態を整える事が理想ですが、業務上どうしてもそれが適わなかったり、整備するのに費用がかかり過ぎてしまうため、その状態に至っていないということもあるかと思います。

そのような時にはRPAの出番です。

RPAを使えば、本来連携させるのが難しいシステム同士を連携させることができます。

ですので、一方のシステムに入力した情報が常にもう片方のシステムにも自動入力されるようなRPAのロボットを構築すれば、二重入力の手間を省くことができるのです。

2-2.経営指標の確認

２つ目は、経営指標の確認です。 

経営指標とは、売上などの業績に関する数値や、残業時間などの労務管理に関する数値のことをいいます。

企業を経営する上では、これらの経営指標をできるだけリアルタイムで把握することが、日々の経営判断を迅速かつ正確にするため、良いとされています。

ですが、多くの場合、これらの数値は様々なシステムやツールで管理されております。例えば、毎日経営指標をリアルタイムで把握したいとなると、高頻度でシステムやツールを開かなければなりません。

そして、それだけの為に工数が発生してしまい、その作業を従業員にお願いする必要があります。

ですが、RPAを使えば、これらの数値を自動で一個所に集約することができます。そして、数値をただ集めてくるだけでなく、指定したグラフの形などにデータを加工させることもできます。

このように、RPAがあれば、日々の経営品質の向上を実現させることもできます。

 

2-3.定型帳票の作成

３つ目は、定型帳票の作成です。 

例えば、帳票のフォーマットは全て統一されているけれども、そこに入れる値がどこかに集約されているため、データを手動で定型の帳票に落とし込む、という作業が発生していたとします。

中には、データ群から自動で個別の帳票を作ってくれる便利なシステムもありますが、そのような機能が無い場合は、その作業を手動で行わなくてはなりません。

ですが、RPAを使うことで帳票に入れ込むデータを自動でその場所まで取りに行って、自動で定型の帳票に転記するといったことができます。

このように、RPAがあれば、帳票作成の業務を自動化させることもできます。

 

2-4.WEB上での競合調査

４つ目は、WEB上での競合調査です。 

例えば、業種によっては、自社の扱うサービス・商品に関して、自社や他社の提供状況が比較検索できるポータルサイトが素材する場合があります。ポータルサイトでは、同質の商品やサービスに関して、細かく検索条件を設定することによって、近隣の企業会社などの状況を把握することができます。近隣の競合企業の状況が分かれば、自社の経営戦略に役立てることができます。

ですが、これを人の手で行おうとすると一つ一つの情報を手動で拾ってこなくてはならないため、大変な手間がかかってしまいます。プログラミングの技術を使えば自動で行うことはできますが、先に述べた通りプログラミングを習得するまでにも時間が掛かってしまいます。

このように、RPAがあればWEB上での情報収集も自動化することができます。

 

3.RPA導入のメリット

ここでは、RPAを導入することによるメリットを３つ紹介します。

3-1.単純作業の工数削減

１つ目は、単純作業の工数削減です。 

先に例として挙げた内２つの、「システム間の二重入力」や「定型帳票の作成」は単純作業と言って差し支えない業務だといえます。

これらの単純作業は、企業活動において必須かもしれませんが、人が頭を使わずとも出来てしまうのであれば、わざわざ人間が行う必要はありません。せっかく人間が行うのであれば、コンピュータにはできない、より複雑で生産的な業務を行う方が、企業としても業績に良い影響を与えるでしょう。

つまり、そういった生産性の低い単純作業に充てる人間の工数を削減できることが、RPAの大きなメリットのひとつです。

3-2.転記作業の質向上

2つ目は、転記作業の質の向上です。 

例として上げた「定型帳票の作成」といった、社外とのやりとりに使う書類にはミスがあってはいけません。

ですが、この帳票を作成する作業は、単純であればあるほど、また量が多ければ多いほどミスが起こる可能性は高くなります。単純作業かつ大量の業務は、頭を働かせず淡々とこなすしかないため、小さなミスにも気づきにくくなります。その結果、ミスが発生してしまうのです。

ですが、RPAは100%同じ作業を繰り返し行ってくれるため、毎回の作業のクオリティは常に均質化されています。その為、24時間365日働かせても作業の質が変わらない、大量の単純作業をさせるには適切なツールとなってくれます。

単純かつ大量にこなさなくてはならないのに、ミスが許されない業務を安心して任せられるのも、RPAのメリットの１つです。

3-3.接続不可能なツールを繋ぐ

３つ目は、接続不可能なツールを繋ぐということです。 

先に例として挙げた通り、RPAは本来ならば繋げることのできないシステム同士をつなぐことができます。

大前提として、システムの数は少なければ少ないほど良く、かつ複数ある場合もそれらが連結していることが望ましいですが、それがどうしても適わない場合は、自動連携の最後の手段としてRPAが残されています。

そういった、システム的には連結不可能なシステム同士を繋いでくれるのも、RPAのメリットの１つです。

まとめ

今回は、近年注目されているPC業務自動化ツール「RPA」についてご紹介させていただきました。RPAは直接的に業績を上げることはできませんが、生産性の低い定型的なPC業務を削減することができます。まずは目に見える「ムダ」から無くしていくためのDXとして、導入を検討してみてはいかがでしょうか？

また、船井総合研究所では、DXの戦略づくりや実行のための組織づくりをサポートしています。もし、お悩みなどありましたら、無料の個別相談も行っておりますので、お気軽にお申込みください。【無料個別相談のお申込はこちら】

 

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